Bagi para pemilik bisnis, memiliki dokumen-dokumen penting seperti Nomor Induk Berusaha (NIB) dan izin usaha adalah suatu keharusan. Namun, seringkali muncul pertanyaan apakah perlu mencetak sendiri soft copy dari dokumen-dokumen tersebut atau cukup dengan menyimpannya dalam bentuk digital.
Secara hukum, dokumen digital atau soft copy sudah diakui keabsahannya. Hal ini karena dokumen tersebut diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang, seperti Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) atau Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM). Oleh karena itu, Anda tidak perlu mencetak ulang dokumen-dokumen tersebut jika sudah memiliki versi soft copy yang sah.
Salah satu keuntungan memiliki dokumen dalam bentuk digital adalah kemudahan dalam mengakses dan menyimpannya. Anda dapat dengan mudah menyimpan dokumen-dokumen tersebut dalam perangkat elektronik seperti komputer atau smartphone, sehingga tidak perlu khawatir kehilangan atau merusak dokumen fisik.
Keaslian Dokumen Digital
Untuk memastikan keaslian dokumen digital, instansi pemerintah biasanya melengkapi dokumen tersebut dengan barcode atau tanda tangan elektronik. Barcode ini berfungsi sebagai verifikasi keaslian dokumen, sehingga Anda dapat memastikan bahwa dokumen tersebut tidak diubah atau dipalsukan.
Anda dapat menggunakan barcode tersebut untuk memverifikasi keaslian dokumen secara online melalui situs resmi instansi terkait. Dengan begitu, Anda tidak perlu mencetak dokumen tersebut untuk keperluan verifikasi atau validasi.
Keuntungan Mencetak Dokumen dalam Bentuk Fisik
Meskipun dokumen digital sudah diakui secara hukum dan memiliki keaslian yang terverifikasi, ada beberapa keuntungan dalam mencetak dokumen dalam bentuk fisik:
- Kepatuhan Hukum: Beberapa peraturan atau kebijakan mungkin mengharuskan Anda untuk memiliki dokumen dalam bentuk fisik. Misalnya, dalam beberapa kasus, bank atau lembaga keuangan mungkin meminta Anda untuk menyerahkan salinan fisik dokumen untuk keperluan verifikasi.
- Kemudahan dalam Berbagi: Dokumen fisik lebih mudah untuk dibagikan kepada pihak-pihak terkait, seperti mitra bisnis atau lembaga keuangan. Anda dapat memberikan salinan fisik dokumen kepada mereka tanpa perlu mengirimkannya melalui email atau platform digital lainnya.
- Keamanan Data: Meskipun dokumen digital dapat diakses dengan mudah melalui perangkat elektronik, ada risiko keamanan terkait dengan penyimpanan data digital. Dokumen fisik dapat memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi karena terhindar dari risiko peretasan atau kehilangan data akibat kerusakan perangkat.
Keputusan untuk mencetak dokumen dalam bentuk fisik atau tidak tergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda sebagai pemilik bisnis. Jika Anda merasa perlu memiliki salinan fisik dokumen untuk alasan-alasan yang disebutkan di atas, Anda dapat mencetaknya sendiri atau menggunakan layanan cetak profesional.
Kesimpulan
Secara hukum, dokumen digital seperti NIB dan izin usaha perusahaan sudah diakui keabsahannya. Anda tidak perlu mencetak ulang dokumen-dokumen tersebut jika sudah memiliki versi soft copy yang sah. Dokumen digital juga dilengkapi dengan barcode untuk memverifikasi keaslian dokumen.
Meskipun demikian, ada beberapa keuntungan dalam mencetak dokumen dalam bentuk fisik, seperti kepatuhan hukum, kemudahan dalam berbagi, dan keamanan data. Keputusan untuk mencetak dokumen dalam bentuk fisik atau tidak tergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda sebagai pemilik bisnis.